1. Alcance

Esta politica aplica al uso del sitio principal de OdontoCloudPRO, al software de citas y a los modulos que permiten programar, confirmar, recordar o reprogramar citas, asi como al envio de mensajes operativos por WhatsApp vinculados con la atencion odontologica.

Cuando una clinica usa nuestra plataforma, actua como responsable de la informacion de sus pacientes y contactos. OdontoCloudPRO actua como proveedor tecnologico y trata la informacion necesaria para prestar el servicio.

2. Informacion que podemos tratar

2.1 Datos de cuenta y administracion

• Nombre, correo y telefono del personal autorizado.
• Datos de la clinica, sucursales, roles y configuraciones operativas.
• Credenciales de acceso, registros de actividad y medidas de seguridad.

2.2 Datos del software de citas

• Nombre del paciente o contacto.
• Telefono, correo y datos de identificacion si la clinica los registra.
• Fecha, hora, sede, profesional, tratamiento o motivo de consulta.
• Estados de cita, cancelaciones, reprogramaciones y observaciones operativas.

2.3 Datos asociados a mensajes por WhatsApp

• Numero de telefono del destinatario.
• Contenido del mensaje operativo generado por la clinica.
• Fecha de envio, estado de entrega, reintentos y trazabilidad tecnica.
• Plantillas o textos usados para recordatorios, confirmaciones o seguimiento.

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos la informacion para:

• Crear, modificar y administrar citas odontologicas.
• Mostrar agenda, disponibilidad, profesional asignado y seguimiento del paciente.
• Enviar confirmaciones, recordatorios, avisos de cambio o mensajes de seguimiento por WhatsApp.
• Reducir ausentismo y mejorar la coordinacion entre clinica y paciente.
• Registrar evidencias operativas y de soporte del servicio.
• Proteger la seguridad de la cuenta, prevenir uso no autorizado y atender incidentes.

4. Uso especifico de WhatsApp

El modulo de mensajeria por WhatsApp debe usarse para fines operativos o de servicio, por ejemplo:

• Confirmacion de citas.
• Recordatorios previos a la atencion.
• Cambios de horario, sede o profesional.
• Mensajes de seguimiento vinculados con una atencion previamente gestionada.

No esta destinado a spam, campañas masivas no autorizadas, compra de bases de datos o envio de mensajes sin una relacion valida entre la clinica y el destinatario.

5. Base operativa y autorizaciones

Cada clinica usuaria es responsable de:

• Recolectar los datos de sus pacientes o contactos de forma legitima.
• Contar con la autorizacion, consentimiento o habilitacion necesaria para usar WhatsApp cuando corresponda.
• Mantener actualizados los numeros de telefono y respetar solicitudes de no contacto.
• Definir el contenido operativo de sus mensajes conforme a la normativa aplicable.

OdontoCloudPRO no crea bases de datos de pacientes para fines propios ni comercializa los numeros registrados por las clinicas.

6. Comparticion con terceros

Podemos interactuar con terceros estrictamente necesarios para prestar el servicio, por ejemplo:

• Infraestructura de alojamiento, respaldo, monitoreo y seguridad.
• Proveedores de mensajeria e integraciones relacionadas con WhatsApp.
• Servicios de correo, autenticacion, almacenamiento o soporte tecnico.

La informacion solo se comparte en la medida necesaria para operar la plataforma, cumplir obligaciones tecnicas o responder a requerimientos legalmente validos.

7. Conservacion de datos

Conservamos la informacion durante el tiempo necesario para operar el servicio, mantener trazabilidad tecnica, cumplir obligaciones contractuales y atender requerimientos de soporte, auditoria o continuidad del servicio.

La clinica puede solicitar exportacion, correccion o eliminacion segun la configuracion operativa, las obligaciones aplicables y la informacion que deba preservarse por seguridad o cumplimiento.

8. Seguridad

• Aplicamos controles de acceso por rol y autenticacion.
• Registramos eventos operativos y tecnicos relevantes.
• Protegemos la comunicacion y el almacenamiento con medidas razonables de seguridad.
• Limitamos el acceso interno a personal con necesidad operativa legitima.

Aun asi, ninguna plataforma conectada a Internet garantiza riesgo cero. Por eso recomendamos a cada clinica usar contrasenas robustas, accesos individuales y revisiones periodicas de permisos.

9. Derechos y solicitudes

Las solicitudes relacionadas con datos de pacientes o contactos deben canalizarse primero con la clinica que recolecto la informacion. Si la solicitud involucra el funcionamiento de la plataforma, tambien puede contactarse a OdontoCloudPRO para revisarla en conjunto con la clinica responsable.

10. Cambios a esta politica

Podemos actualizar esta politica para reflejar cambios operativos, tecnicos, regulatorios o funcionales del software de citas y del modulo de mensajeria por WhatsApp. La version vigente sera la publicada en esta pagina.